Como fazer um checklist de um evento de sucesso

Quando escrevi o artigo “Como organizar um evento corporativo de sucesso” comentei que voltaria a falar sobre as etapas de produção de um evento mais adiante, lembra? Afinal, planejamento e organização são essenciais para que tudo saia como sonhamos e para que os resultados sejam excelentes para todos os envolvidos.

Pensando nisso, resolvi aproveitar este espaço hoje para reunir boas dicas para você fazer um checklist com os itens primordiais para as primeiras etapas de organização do seu evento.

Para começar, seu checklist deve conter:

• Local, período de duração do evento, horários e prazos;
• Ambientes;
• Atividades a serem desenvolvidas;
• Perfil do público participante;
• Funcionários e suas respectivas funções;
• Materiais a serem utilizados nos ambientes (montagem, decoração, etc.).

Cada item deve estar bem detalhado de acordo com o perfil do seu evento. Não deixe nada de fora do checklist, pois é ele quem vai garantir que todas as etapas da produção sejam cumpridas. Aliás, cabe a você lembrar de marcar o que já foi feito, para com o tempo entender o que ainda falta e, assim, poder se programar melhor.

Na sequência, você deve dividir seu checklist em áreas, que precisam conter:

Atividades Gerais:

1. Dimensionamento do evento;
2. Estudo para determinação da sede – já listando as opções de local e até mesmo os prós e contras de cada uma, para facilitar a decisão;
3. Cronograma de atividades antes do evento, no dia do evento e após o evento;
4. Listagem de participantes;
5. Cronograma de divulgação – Como e onde irá comunicar o evento para atrair o público; preparo dos materiais de divulgação (folders, programa, material de apoio, anúncios, ambientação do evento, etc.);
6. Produção de materiais de apoio como vídeo de abertura (institucional ou publicitário, dependendo do objetivo do evento), apresentação padronizada para a explanação dos assuntos, materiais gráficos, para imprensa e para participantes (kit do participante);
7. Produção do roteiro para o mediador ou mestre de cerimônia do evento – o roteiro deve conter informações úteis para o participante, como apresentação dos currículos dos profissionais envolvidos, agradecimento a apoios e patrocinadores ou homenageados;
8. Hotel, serviços de apoio (como transfer entre sede do evento e hotel) e turísticos (como fornecimento de mapas da região onde o evento acontecerá);
9. Programação visual – sinalização do evento

Recursos Humanos:

1. Coordenadores de área;
2. Recepcionistas;
3. Tradutores e intérpretes;
4. Assessoria de Imprensa e fotógrafos;
5. Operadores de som, luz e vídeo;
6. Equipe médica;
7. Seguranças, garçons/copeiras, serviços gerais;
8. Médico/enfermeira;
9. Office boys, manobristas ou serviço de transfer;
10. Pessoal da manutenção;
11. Mestre de cerimônias.

Recursos Materiais:

1. Equipamento e materiais para projeção e sonorização;
2. Credenciamento – impressoras, computadores para a secretaria;
3. Lousa, flip chart;
4. Mastros e bandeiras (alguns eventos o cerimonial exige o hasteamento da bandeiras e hino nacional);
5. Stand, palanque, palco, passarela;
6. Serviço de buffet – material de copa (louças, talheres, etc.);
7. Uniformes para recepcionistas e equipe de apoio;
8. Rádio de comunicação ou meio de integrar a coimunicação da equipe de apoio.

Cerimonial:

1. Mesa para a recepção, sala vip;
2. Lista de convidados, presença, confirmações;
3. Distribuição adequada dos participantes, patrocinadores
4. Distribuição de lugares especiais;
5. Ordem do dia;
6. Protocolo cerimonial (hasteamento de bandeiras, hino nacional, etc.).

Estrutura e  Local de Alimentação:

1. Disposição das mesas;
2. Decoração, sonorização e iluminação;
3. Sinalização;
4. Ventilação, ar condicionado;
5. Tablado;
6. Música ambiente.

Pós-evento:

1. Ações de agradecimento junto a base dos participantes do evento, patrocinadores e apoiadores, colaboradores/equipe de apoio e envolvidos na organização e realização do evento
2. Prestação de contas;
3. Relatório final;
4. Material de divulgação pós-evento – fotos e vídeos;
5. Clipping de materiais divulgados na imprensa.

Vale lembrar que os checklists devem ser adaptados ao formato de evento que você produzirá. Ou seja, não necessariamente todos os itens apresentados aqui devem estar no seu checklist, isso varia de evento para evento. O importante é que ele seja seu companheiro dia e noite, seja seu guia no processo de organização do evento. Com certeza ao fim o fato de você ter tido um checklist como parceiro de planejamento fará a diferença.

Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário. Será um prazer ajudar a garantir que o seu checklist seja útil na organização do seu evento.

Priscila Vieira

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Tem um evento para organizar e precisa de ajuda? Entre em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br que, juntos, encontraremos um caminho para resolver seus problemas.

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