O que levar em consideração na hora de definir o local do seu evento

Que a escolha do local é uma etapa fundamental para o sucesso do evento, muita gente já sabe. Mas, na hora de fazer essa decisão, muitas dúvidas surgem. Afinal, o que se deve levar em consideração nessa hora?

Separei algumas dicas importantes para que você tenha certeza de que está escolhendo o lugar certo para realizar o seu evento.

Antes de tudo, para saber se o local está adequado, você precisa entender se o ambiente está alinhado aos seguintes itens:

• Objetivo do evento
• Tipo de evento (formato)
• Público-alvo

Com isso em mente, estes são os detalhes que precisam ser verificados na hora dessa importante escolha:

Infraestrutura do local

Verifique se o lugar oferece segurança e conforto e se tem disponibilidade de estacionamento. Além disso, preste atenção na manutenção do local, para saber se está bem conservado.

Sinal de internet

Para muitos eventos essa é uma questão fundamental. Tanto os participantes, quanto palestrantes precisam acessar a internet de tempos em tempos. Por isso, é de extrema importância verificar se o local oferece

uma boa conexão

– principalmente se as atividades do evento necessitarem de internet para acontecerem plenamente.

Vizinhança

Fique atento ao que há em volta do local para saber se é um lugar seguro e se há infraestrutura de comércio e farmácia, por exemplo, para eventuais emergências. Caso seja um evento com mais de um dia de duração, a proximidade com hotéis, shoppings e restaurantes deve ser levada em conta.

Conceito e imagem do local

Verifique qual é a imagem que esse local passa para as pessoas. Se for um lugar muito inovador e sofisticado, pode contar pontos positivos em alguns casos, mas, dependendo do público participante, pode fazer com que as pessoas não se sintam confortáveis e à vontade no evento.

Logística

Outro fator fundamental a ser observado na hora de escolher um local é a facilidade para montagem do evento. Se for um lugar muito afastado do centro da cidade, analise de que forma isso impactará no orçamento. Verifique, por exemplo, se precisará fazer o transporte da estrutura ou poderá alugar de fornecedores locais.

Atividades do evento

Muitos eventos podem ter suas atividades adaptadas ao ambiente, mas nem sempre isso é possível. Por isso, verifique se o local suporta as ações que serão realizadas no evento: palestras, workshops, feiras e até mesmo o tipo de alimentação que será servida.

Beleza ou Conforto: o que priorizar?

A resposta para essa pergunta depende do público-alvo e do objetivo do evento. Nessa hora, prevalece o bom-senso: não adianta ser um lugar lindo, mas sem lugares confortáveis para sentar (principalmente se for um evento longo), da mesma maneira que não adianta ser um lugar super confortável, mas que desagrade os participantes visualmente.

Acredito que existem alguns critérios que devem ser levados em conta em qualquer tipo de evento: qualidade de serviços, infraestrutura em geral, conforto, boa conservação, segurança e comodidade.

Fique atento!

Um local inapropriado pode causar um impacto irreversível no resultado do evento. Uma escolha mal feita pode prejudicar a reputação da organização, a credibilidade para continuidade do evento e ainda causar a perda de patrocinadores e investidores.

O local pode até ser um fator de decisão para que seu cliente queira ir ou não ao seu evento. Portanto, pense, pesquise, analise e planeje com cuidado e dedicação o ambiente onde seu evento será realizado!

Sucesso!

Priscila Vieira

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